Dream Team Cheerleaders DTC ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 6.6.2018

1. Rekisterinpitäjä
Dream Team Cheerleaders DTC ry
1532623-0
Kuntokatu 17
33520 Tampere

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Kiira Korhonen, dreamteamcheer.info@gmail.com

3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta yhdistyslainsäädäntöön sekä Dream Team Cheerleaders DTC ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

*ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
*jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
*harrastus- ja kilpailutoiminnan, tapahtumien sekä leirien ja kilpailumatkojen järjestäminen
* harrastus- ja kilpailutoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
* kilpailutapahtumiin osallistuminen
* toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
* tiedottaminen yhdistyksen yhteistyökumppaneista

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, valmentaja, hallitus) osalta Dream Team Cheerleaders DTC ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Dream Team Cheerleaders DTC ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Dream Team Cheerleaders DTC ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

*Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
*Alaikäisen jäsenen osalta
*Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
*Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero)
*Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
*Syntymäaika
*Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
*Sportti-ID eli lisenssinumero
*Erityisruokavaliot
*Valokuva
*Valokuvaus-/videointilupa
*Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä tapahtumiin
*Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

*Nimi ja kotipaikka
*Syntymäaika
*Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
*Erityisruokavaliot
*Valokuva
*Valokuvaus-/videointilupa
*Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä tapahtumiin
*Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• nimi, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot voidaan saada rekisteröidyltä itseltään, tiedot voivat kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa tai tietoja voidaan saada muista rekistereistä kolmansilta tahoilta.

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Dream Team Cheerleaders DTC ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Jäsenen henkilötietoja voidaan luovuttaa kilpailu- tai muuhun tapahtumatoimintaan osallistumista varten kilpailutoiminnan järjestäjätaholle, ja mahdollisten majoitus- ja kuljetuspalvelujen tarjoajalle.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin muille tahoille. Jäsenen henkilötietoja voidaan luovuttaa yksittäistapauksissa EU tai ETA alueen ulkopuolelle, mikäli hän osallistuu kilpailuun tai tapahtumaan, joka järjestetään EU tai ETA alueen ulkopuolella.

Muissa tapauksissa henkilötietoja ei siirretä EU tai ETA alueen ulkopuolelle.

Rekisteröityä koskevia laskutukseen liittyviä tietoja luovutetaan Visma Financial Solution Oy:lle seuran maksuvalvonnan suorittamista varten. Lisätietoja Visma Groupin noudattamasta tietosuojakäytännöistä voit saada osoitteesta https://www.visma.fi/yksityisyydensuoja/etusivu/

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Rekisterinpitäjä käyttää yhteisöille ja yrityksille ulkoisen palveluntarjoajan (Visma, Netvisor) sähköistä laskutuspalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi laskutusta.

Rekisterinpitäjän kirjanpito on ulkoistettu.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Yhdistyksen jäsenten tietoja käsitellään pääsääntöisesti myClub palvelussa. Rekisteriä voi käyttää henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
* Toimijan henkilötietoja säilytetään niin kauan kun henkilö on mukana toiminnassa.
* Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kun henkilö on seuran jäsen. Tiedot poistetaan jäsenyyden päättymisestä kahden vuoden päästä edellyttäen, että jäsenvelvoitteet on hoidettu. Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
* Laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään Kirjanpitolain edellyttämän ajan.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään pääsääntöisesti Arkhimedes-palvelussa. Rekisteriä voi käyttää henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Rekisteröity voi hallinnoida ja päivittää omia jäsentietojaan kirjautumalla myClub-palveluun. Tarpeen vaatiessa tietoja koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Dream Team Cheerleaders DTC ry voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tietosuojaseloste sisältää aina viimeisen päivämäärän, jolloin sitä on päivitetty.